Sistem Informasi Manajemen
di Sebuah Universitas
di Sebuah Universitas
I.
Pengertian Sistem Informasi
Pengertian
Sistem Informasi oleh Erwan Arbie, sesuai yang dikutip dalam www.sarjanaku.com, adalah sistem di
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu
organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan.
II.
Sistem Informasi Akademik
Sistem Informasi Akademik adalah
suatu sistem yang dirancang untuk keperluan pengeloaan data-data akademik
dengan penerapan teknologi komputer baik hardware
maupun software sehingga seluruh proses kegiatan akademik dapat
terkelola menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengelolaan manajemen
perguruan tinggi dan pengambilan keputusan-keputusan bagi pengambil keputusan
atau top manajemen di lingkungan perguruan tinggi. Sistem ini bertujuan untuk
mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat
menyediakan layanan informasi yang lebih baik dan efektif kepada komunitasnya,
baik didalam maupun diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Berbagai
kebutuhan dalam bidang pendidikan maupun peraturan yang melingkupinya sedemikian
tinggi, sehingga pengelolaan akademik dalam suatu lembaga pendidikan menjadi
pekerjaan yang sangat menguras waktu, tenaga dan pikiran. Oleh sebab itu,
system informasi akademik dibangun untuk menjawab secara langsung masalah
maupun kebutuhan perguruan tinggi terhadap pengelolaan akademik tersebut secara
cepat dan tidak melelahkan.
Masalah yang sering terjadi pada perguruan tinggi pada
umumnya adalah keterbatasan pengolahan data yang dimulai dari pengolahan data
untuk saringan ujian masuk calon mahasiswa, pengumuman hasil calon mahasiswa
yang lulus, proses pendaftaran ulang, baik bagi calon mahasiswa baru maupun
mahasiswa yang telah menjadi mahasiwa dari perguruan tinggi tersebut. Hal
tersebut merupakan salah satu proses interaksi antara bagian internal perguruan
tinggi ataupun lembaga pendidikan yang mengolah data dengan proses serta
prosedur-prosedur tertentu, dengan user yang dalam hal ini adalah mahasiswa. Dengan
adanya suatu sistem, diharapkan pengolahan data antara user dan bagian sistem
akademik yang menerima inputan dari mahasiswa serta transaksi kegiatan
perkuliahan dan kegiatan administrasi antara mahasiswa dan perguruan tinggi
tersebut dapat berlangsung dengan baik.
Kesulitan yang sering terjadi pada bagian internal
perguruan tinggi adalah banyaknya proses pengolahan data yang harus dilakukan
dalam waktu yang singkat. Contohnya, pengolahan data mahasiswa yang mengambil
mata kuliah dan kelas dengan pengajar/dosen. Pada pengolahan data tersebut akan
di dapat data-data transaksi berupa, data absensi, data mata kuliah, data
transkrip nilai, data jadwal ujian, data biaya pembayaran (status pembayaran
mahasiswa), data dosen beserta atribut data gaji yang merupakan bagian dari
sistem keuangan yang diterapkan pada sisi keuangan.
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, sistem
informasi akademik secara garis besar dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem
yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan Akademik yang menginginkan layanan
pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas
pelayanan, daya saing dan kualitas SDM yang dihasilkannya. Sistem Informasi
Akademik sangat membantu dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah, data
staf pengajar/dosen serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih
manual untuk dikerjakan dengan bantuan software
agar mampu mengefektifkan waktu dan menekan biaya operasional. Sistem informasi
Akademik melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswa dalam melakukan
kegiatan administrasi akademik, melakukan proses pada transaksi
belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi
akademi baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada
kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik.
Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi
keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem
Informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa bagian
yang bersangkutan dengan modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah Sistem
Informasi Akademik, modul keuangan dapat berupa kegiatan transaksi akutansi
ataupun kegiatan transaksi kepegawaian yang merupakan proses yang terjadi pada
kegiatan di Universitas ataupun Akademik.
Sistem
informasi akademik pada dasarnya memiliki komponen yang sama dengan sistem
informasi secara umum, yaitu terdiri dari komponen input, komponen model,
komponen basis data, dan komponen output. Perbedaan komponen-komponen ini antar
sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya.
Dalam
komponen Input Akademik, sistem
mengumpulkan data yang berkaitan dengan pengelolaan data misalnya nilai
mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar (dosen) serta administrasi
fakultas/jurusan, dll.
Komponen Model Akademik digunakan
untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai
sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah bentuk input menjadi output. Model
di sistem informasi akademik banyak digunakan untuk menghasilkan informasi-informasi
tentang pengelolaan data mahasiswa, dosen, dll. Selanjutnya data yang digunakan untuk output dalam komponen Basis Data Akademik berasal
dari data base.
Tiap
subsistem dalam komponen Output
Akademik menyediakan informasi tentang subsistem itu sebagai contoh: subsistem
jurusan menyediakan informasi mengenai jurusan, subsistem fakultas menyediakan
informasi mengenai fakultasnya.
Sesuai dengan tujuannya memberikan informasi tentang
kepentingan akademik, sistem informasi akademik secara umum terdiri dari
beberapa elemen seperti Input, Output, Proses, dan Feedback. Yang termasuk dalam input
sistem informasi akademik adalah data mahasiswa, data dosen, KRS, data mata
kuliah, daftar nilai mahasiswa, data mahasiswa yang sudah lulus, dan data
keuangan. Sedangkan daftar nama mahasiswa, daftar nama dosen, jadwal kuliah,
KHS (kartu hasil studi), absen mahasiswa, daftar nama wisudawan, dan data
mahasiswa yang aktif dalam perkuliahan termasuk dalam bagian output.
Proses dari Sistem
Informasi Akademik itu sendiri adalah sebagai berikut:
1. Input data mahasiswa yang didapat dari mahasiswa yang bersangkutan
saat registrasi ulang (pendaftaran) dengan output
daftar nama mahasiswa.
2. Input data dosen yang didapat dari setiap Fakultas yang sudah
dikoordinasi dengan jurusan yang memberikan output
berupa daftar nama baik itu dosen lama yang masih tetap aktif mengajar, serta
daftar nama dosen baru yang mulai mengajar.
3. Input
data mata kuliah yang didapat dari setiap jurusan di lingkungan Universitas
dengan memiliki output jadwal kuliah
dan jumlah sks tiap mata kuliah yang sudah ditentukan.
4. Input KRS didapat dari pilihan mahasiswa untuk mata kuliah yang
akan diambil dan dengan ketentuan yang berlaku. Input KRS ini memiliki output
absen mahasiswa per setiap mata kuliahnya.
5. Input daftar nilai mahasiswa didapat dari setiap jurusan di
lingkungan Universitas. Mahasiswa wajib mengisi KRS, karena itu merupakan salah
satu syarat agar KHS dapat keluar.
6. Input daftar nama mahasiswa yang telah lulus yang didapat dari
setiap jurusan yang telah dikumpulkan pada fakultas setelah itu ke lembaga yang
menghasilkan output berupa daftar
nama wisudawan.
7. Input data keuangan yang didapat dari bagian administrasi yang
telah dikoordinasikan baik pada setiap jurusan melalui fakultas, dengan output data mahasiswa yang masih aktif
dan dapat mengikuti perkuliahan semester berikutnya. Proses pengolahan data
keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh
mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat melakukan
update untuk data mahasiswa
Setiap mahasiswa diharapkan meneliti kembali apakah
data yang telah mereka isi sama dengan data yang mereka terima karena bisa saja
terjadi kesalahan pemasukan data. Jika terjadi kesalahan data mahasiswa maka
mahasiswa dapat memperbaikinya dengan cara menginformasikannya ke fakultas dan
fakultas yang akan mengurusnya ke lembaga.
Dengan berbagai fitur yang disediakan dalam Sistem Informasi
Akademik tersebut maka sistem ini telah menjadi pilihan utama bagi universitas
maupun akademik yang ingin pekerjaan pengelolaan kampus menjadi lebih ringan,
cepat, terkendali dan terpercaya.
III.
Keuntungan Sistem Informasi Akademik
Beberapa
keuntungan yang dapat diperoleh dengan penerapan Sistem Informasi Akademik ini
adalah kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus
melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi
tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui komputer yang terkoneksi
secara internet. Sistem ini juga mempermudah bagian administrasi dengan
berkurangnya interaksi secara langsung yang digantikan oleh interaksi terhadap
data-data yang diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses
pengolahan data. Penyimpanan data yang terstruktur menggunakan database yang
tersimpan didalam komputer juga menjadi salah satu keunggulan penggunaan sistem
informasi akademik. Kegiatan meng-update informasi antara bagian administrasi
akademik maupun dengan bagian keuangan yang merupakan validasi untuk status
mahasiswa sehingga dapat melakukan kegiatan belajar mengajar juga dapat
ditangani dengan mudah oleh sistem dimana terjadi interaksi data secara
langsung tanpa memerlukan update data secara manual. Update data dari Sistem
Keuangan dan Sistem Akademik merupakan proses penting dimana proses ini
mengupdate status mahasiswa dalam interval waktu tertentu.
Kegiatan
belajar mengajar juga menjadi lebih mudah dengan komponen Front
End Web dan komponen Back End Web
yang dapat membantu para pengajar untuk menyampaikan informasi secara online
dan menerima informasi secara online dari mahasiswa
Kesimpulan :
Sistem Informasi Akademik sangat
membantu semua pihak, baik dilihat dari pihak Universitas/Perguruan Tinggi
sendiri maupun dari mahasiswa. Para staff administrasi lebih diringankan beban
kerjanya, dan mahasiswa bisa memperoleh informasi dengan cepat. Rancangannya
mempermudah dan
mempercepat pembuatan laporan karena dilengkapi dengan workflow, workflow adalah adalah suatu gambaran dari urutan operasi yang dinyatakan
sebagai kerja dari seseorang, dalam hal ini kerja dari sebuah mekanisme baik
itu sederhana maupun kompleks. sehingga kegiatan seperti pengajuan KRS, pendaftaran wisuda
dsb, dapat dilakukan sendiri oleh staff administrasi. Semua riwayat transaksi
tercatat di dalam sistem, sehingga memudahkan dilakukannya audit terhadap
sistem.
sumber :
0 komentar:
Posting Komentar